Việc lên kế hoạch tổ chức sinh nhật nhằm chuẩn bị cho một bữa tiệc hoàn hảo và đầy ý nghĩa, mang đến cho chủ nhân những bất ngờ và hạnh phúc. Nhưng làm thế nào để xây dựng một kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật bài bản? Với bài viết sau đây, Thanh Thủy Palace sẽ chia sẻ cho bạn cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật đầy ý nghĩa và chuyên nghiệp nhất nhé!
Hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật
Bước 1: Ý tưởng tổ chức sinh nhật
Trước khi bắt tay vào các công việc chuẩn bị cho sự kiện, bạn phải xác định được ý tưởng tổ chức sự kiện và đối tượng tổ chức tiệc sinh nhật ví dụ như: ý tưởng tổ chức sinh nhật cho bé, ý tưởng tổ chức sinh nhật cho chồng, ý tưởng tổ chức sinh nhật cho bạn gái, ý tưởng tổ chức sinh nhật cho bạn trai, ý tưởng tổ chức sinh nhật cho người yêu,... Nếu đây là một sự kiện sinh nhật cá nhân và có đối tượng rõ ràng thì việc tổ chức sự kiện sinh nhật đơn thuần là một ngày để kỷ niệm, chúng ta có thể lựa chọn ý tưởng tổ chức sinh nhật tại nhà, hay theo style lãng mạn cho các cặp đôi hẹn hò hai người. Thế nhưng, nếu là sự kiện sinh nhật của doanh nghiệp, sự kiện sinh nhật có thể tổ chức với nhiều hình thức tùy theo mục đích của chủ sự kiện. Một số ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật phù hợp với doanh nghiệp như: ý tưởng tổ chức sinh nhật cho công ty, ý tưởng tổ chức sinh nhật cho sếp, ý tưởng tổ chức sinh nhật cho nhân viên, ý tưởng tổ chức sinh nhật cho câu lạc bộ,... Với những ý tưởng trên bạn có thể Tổ chức tiệc sinh nhật như một lễ kỷ niệm, tổ chức tiệc sinh nhật kết hợp team building, tổ chức tiệc sinh nhật như tiệc gala dinner,...
Bước 2: Địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật
Đối với tiệc sinh nhật tổ chức cho cá nhân và không yêu cầu quá cao về không gian tổ chức tiệc sinh nhật, bạn có thể lựa chọn tổ chức tại nhà. Ngoài ra, nếu không gian tổ chức tiệc tại nhà nhỏ, bạn có thể lựa chọn đặt phòng tổ chức sinh nhật tại nhà hàng, khách sạn, địa điểm tổ chức sinh nhật có phòng riêng đảm bảo riêng tư để tổ chức tiệc sinh nhật. Tiệc sinh nhật có thể tổ chức ở không gian trong nhà hoặc ngoài trời tuỳ theo yêu cầu của chủ tiệc.
Đối với sự kiện sinh nhật của tổ chức, doanh nghiệp, địa điểm tổ chức, chỗ tổ chức sinh nhật được lựa chọn linh hoạt dựa theo ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật. Nếu tiệc sinh nhật tổ chức kết hợp team building, gala dinner, doanh nghiệp nên lựa chọn không gian ngoài trời thoáng đãng như resort, bãi biển. Bên cạnh đó, nếu chỉ tổ chức sinh nhật như một lễ kỉ niệm, các nhà hàng, khách sạn có sức chứa lớn, là lựa chọn thích hợp.
>>>Tham khảo Top 5 địa điểm tổ chức sinh nhật cho bé tại Hà Nội chất lượng nhất TẠI ĐÂY
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức, hãy xem xét yếu tố địa lí, hạn chế chọn địa điểm xa trung tâm, gây khó khăn cho việc di chuyển của khách mời. Trong trường hợp tổ chức tiệc kết hợp du lịch, cần sắp xếp xe đưa đón, sắp xếp chỗ nghỉ chu đáo cho khách mời.
Bước 3: Thời gian diễn ra bữa tiệc
Thời gian tổ chức tiệc sinh nhật thích hợp thường là buổi tối, khoảng từ 7h – 11h. Bởi khi lựa chọn tổ chức vào buổi tối, bạn sẽ có thời gian cả ngày để chuẩn bị cho bữa tiệc. Bên cạnh đó, khách mời đến bữa tiệc của bạn cũng sẽ đến đông đủ hơn do thời gian tổ chức không trùng với thời gian làm việc.
Bước 4: Danh sách khách mời
Danh sách khách mời dự tiệc sinh nhật đối với cá nhân thường là bạn bè, đồng nghiệp, những người thân thiết với chủ tiệc. Còn đối với tổ chức, doanh nghiệp, khách mời tham dự sinh nhật là thành viên trong tổ chức, là đối tác, khách hàng thân thiết.
>>> Gợi ý 4 bước tổ chức sinh nhật tại nhà trọn vẹn nhất TẠI ĐÂY
Tuy nhiên, dù là tổ chức tiệc sinh nhật cho cá nhân hay tổ chức, doanh nghiệp thì vẫn cần lên danh sách khách mời càng sớm càng tốt nhằm chuẩn bị tốt cho công tác in thiệp mời và gửi đến toàn bộ những người có tên trong danh sách. Ngoài ra, trong trường hợp không thể gửi thiệp đến tận tay mọi người, bạn có thể mời qua email, qua tin nhắn để thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp, tránh trường hợp mời truyền miệng.
Bước 5: Dự trù kinh phí
Việc dự dù kinh phí là cần thiết đối với tất cả chương trình, sự kiện. Với nguồn ngân sách hiện có, bạn nên chuẩn bị một bảng liệt kê hết tất cả những thứ cần thiết để tổ chức một buổi tiệc sinh nhật kèm theo chi phí của từng loại. Để dự tính chi phí sát với thực tế nhất, bạn có thể khảo giá ở một số cửa hàng, đơn vị cung cấp. Dự trù trước kinh phí tổ chức giúp công tác chuẩn bị cho sự kiện nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Với các sự kiện của công ty, doanh nghiệp, dự trù kinh phí lại càng quan trọng. Trong trường hợp bạn không dự trù kinh phí hoặc dự trù kinh phí chênh lệch quá nhiều so với thực tế dẫn đến việc vượt quá ngân sách cho phép, kế toán có thể sẽ không thanh toán các chi phí đó và bạn sẽ là người phải chịu trách nhiệm toàn bộ.
Bước 6: Lựa chọn menu tiệc
Với những bữa tiệc sinh nhật có quy mô nhỏ, bạn có thể lựa chọn tiệc teabreak hoặc tiệc finger food. Đây là hai loại tiệc nhẹ được bày trí theo phong cách châu Âu, rất phù hợp để vừa trang trí cho không gian bữa tiệc thêm phần sang trọng, vừa mang đến cho khách mời những món ăn nhẹ trong lúc tiệc sinh nhật diễn ra.
>>> Tham khảo ngay 3 bí quyết xây dựng thực đơn ngon số 1 TẠI ĐÂY
Ngoài ra, với những bữa tiệc có quy mô lớn hơn, người ta hay “chiêu đãi” khách mời bằng các bàn tiệc thịnh soạn theo kiểu bàn tiệc truyền thống hoặc kiểu buffet. Các món ăn không thể thiếu trong tiệc mặn: món khai vị (2 – 3 món), món chính (5 – 7 món), món tráng miệng, đồ uống. Tuỳ theo độ “chịu chơi” của chủ tiệc mà các món ăn trong bàn tiệc có thể nhiều hoặc ít hơn gợi ý trên.
Khi lựa chọn menu bàn tiệc, bạn nên cân nhắc lựa chọn các món ăn hợp với khẩu vị của người Á Đông và đa dạng các món ăn để khách mời có nhiều sự lựa chọn hơn.
Bước 7: Chuẩn bị vật dụng cần thiết
Các vật dụng cần thiết để tổ chức tiệc sinh nhật bao gồm:
•Vật dụng trang trí sân khấu, khu vực check in, khu vực khách mời,...
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Bàn ghế
• Thiết bị quay, chụp...
Ngoài ra, với những sự kiện lớn hơn, khi chuẩn bị cho sự kiện, còn có các thiết bị hỗ trợ phòng tránh, khắc phục sự cố như: ô dù lớn, tấm chắn, máy phát, thiết bị hỗ trợ kỹ thuật,...
Bước 8: Chuẩn bị kế hoạch dự phòng rủi ro
Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, bạn nên xây dựng kế hoạch dự phòng rủi ro. Kế hoạch này bao gồm những dự tính về các sự cố có thể xảy đến trong tiệc sinh nhật và phương án để giải quyết tình huống. Bên cạnh đó, bạn nên phân công người chịu trách nhiệm cho từng công việc. Trong trường hợp tình huống nằm trong kế hoạch dự phòng rủi ro đã có từ trước, người điều hành sự kiện sẽ nhanh chóng phát hiện vấn đề và kịp thời điều phối, giải quyết tình huống nhanh chóng, không làm ảnh hưởng đến buổi tiệc sinh nhật.
Trên đây là chia sẻ cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật trọn vẹn đầy ý nghĩa nhất mà Thanh Thủy Palace muốn gửi tới bạn. Mong rằng bài viết có thể giúp ích cho bạn tạo nên một kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật như ý. Mọi thắc mắc hay cần tư vấn đừng ngần ngại liên hệ cho Thanh Thủy Palace nhé!
