Tiệc tất niên là bữa tiệc được mong chờ nhất trong năm. Đối với các doanh nghiệp, đây là khoảng thời gian cho sự giao lưu và đánh dấu lại chặng đường làm việc của cả năm. Bên cạnh đó là những hoạt động vui chơi, khen thưởng. Sau đây là những điều bạn cần lưu ý để buổi tiệc tất niên mang đậm chất công ty mình.
Lên ý tưởng & xác định đối tượng tổ chức tiệc tất niên
Mỗi năm, công ty có rất nhiều sự kiện khác nhau, nếu như buổi tiệc Tất niên cũng không có gì mới mẻ sẽ khó thu hút và gây ấn tượng với các thành viên trong công ty. Chính vì vậy, bước đầu tiên khi chuẩn bị tổ chức tiệc Tất niên, sự kiện cuối năm, bạn nên nghĩ về ý tưởng tổ chức tiệc tất niên thật độc đáo, mới mẻ. Đây là “xương sống” cho tất cả sự chuẩn bị về sau như thiết kế thiệp mời, trang hoàng không gian, sân khấu hoặc xây dựng thực đơn tất niên
Một số ý tưởng tổ chức sự kiện tiệc tất niên cuối năm, công ty, doanh nghiệp có thể tham khảo, áp dụng như: Bữa tiệc hóa trang; Tất niên gần gũi cùng thiên nhiên; Lễ vinh danh…Một lưu ý nhỏ, khi lên ý tưởng cho buổi tiệc bạn nên chú ý đến tính thương hiệu, các màu sắc, nội dung chương trình nên xoay quanh bộ nhận diện thương hiệu của công ty, đảm bảo buổi tiệc mang tính cộng đồng, gắn kết nhân viên, khách hàng, đối tác nhưng vẫn thể hiện được nét riêng của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó việc xác định đối tượng, danh sách khách mời trong bữa tiệc tất niên cũng rất quan trọng. Bởi suy cho cùng, số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến: địa điểm, không gian tổ chức, bàn tiệc, quà tặng (nếu có)… Vì vậy, nếu không lên danh sách khách mời trước thì dễ dẫn đến quá tải cho buổi tiệc, doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình hoặc nghiêm trọng hơn là thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.
Chính vì thế, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều nên xác định đối tượng khách mời, có mở rộng cho đối tác, khách hàng, gia đình nhân viên không hay chỉ nội bộ công ty? Số lượng khách tham dự nên được kiểm soát và đăng ký từ trước. Khi buổi tiệc diễn ra, chỉ những khách có thư mời hoặc có tên trong danh sách đã đăng ký với ban tổ chức mới được tham gia tiệc.
Xây dựng kịch bản tổ chức tiệc tất niên
Kịch bản tiệc Tất niên (Year-end Party) gồm 2 loại kịch bản là: Kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng quát: là kịch bản chứa các nội dung bao quát về các công việc chung của buổi tiệc. Kịch bản này dùng cho phía nhân sự của công ty để tiện quản lý lịch trình chung hoặc các bên liên quan khác như âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu,… để họ nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị phù hợp. Kịch bản chi tiết: hay còn gọi là kịch bản MC tiệc Tất niên. Trong đó, có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.
Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ, hoạt động cần thiết trong tiệc tất niên
Các chương trình Tất niên, Year-end Party thông thường (nếu không theo một ý tưởng, chủ đề cụ thể) sẽ có 2 phần chính là Vui chơi – Giải trí và Tiệc Tất niên: Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời. Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc. Chương trình bốc thăm trúng thưởng. Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu). Lưu ý, nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ để có thể thương lượng giá cả tốt nhất. Các tiết mục văn nghệ, trò chơi đảm bảo đúng thuần phong mỹ tục, phù hợp với văn hoá công ty và đối tượng khách mời tham dự, tránh trường hợp nhạy cảm hoặc bắt trend (xu hướng) không phù hợp.
Tìm kiếm không gian nhà hàng phù hợp tổ chức tiệc tất niên và thống nhất chốt cụ thể thời gian tổ chức
Một địa điểm phù hợp với quy mô, chủ đề và công ty bạn sẽ thực sự khiến bữa tiệc tất niên trở nên hấp dẫn và thành công hơn bao giờ hết.
Khi xác định tổ chức tiệc Tất niên tại nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị, tổ chức tiệc, doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm, đặt chỗ trước ít nhất 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được địa điểm tổ chức. Vì đây là giai đoạn có rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm hay sự kiện đặc biệt. Việc tìm và đặt chỗ trước có thể giúp bạn tiết kiệm được chi phí, cơ hội tìm được vị trí cũng cao hơn các ngày cận Tết.
Một số lưu ý quan trọng mà nên cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc Tất niên:
-
Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố
-
Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch
-
Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
-
Là không gian đủ lớn với số lượng khách mời đã ấn định
-
Có bãi đỗ xe rộng rãi
-
Thực đơn món ăn phong phú, đa dạng được chế biến bởi đội ngũ đầu bếp có chuyên môn cao.
Thời gian tổ chức tiệc Tất niên thường là vào ngày cuối cùng làm việc của công ty. Doanh nghiệp cần lưu ý một số nhân viên sẽ về quê để đón tết. Vì thế thời điểm tổ chức nên trước tết Nguyên đán khoảng 2 – 3 tuần là khoảng thời gian thích hợp nhất
Bằng kinh nghiệm lâu năm và khả năng thấu hiểu khách hàng tuyệt vời của mình, Thanh Thủy Palace xứng đáng là một “gợi ý điểm 10” dành cho những quý doanh nghiệp, cá nhân lựa chọn để chúng ta có được một bữa tiệc tất niên hoàn hảo và trọn vẹn nhất.
